7 HÀBITOS: 3. ESTABLECER PRIMERO LO PRIMERO

Este hábito determina cómo utilizamos nuestro tiempo. Lo importante es lo que contribuye al logro de nuestras metas, lo que debemos hacer. Urgente es aquello que nos presiona a hacerlo, por ejemplo los timbres. Podemos clasificar las actividades en cuatro cuadrantes:

Primer cuadrante: Es lo importante y también urgente. Los llamamos problemas, crisis o incendios, y deben ser atendidos para que sobrevivamos.

Segundo cuadrante: Es lo importante pero no urgente, está relacionado con nuestra misión, pero sin tener ese sentido de apremio. El desarrollo de este cuadrante permite ir  planificando y organizando nuestras actividades en base a lo verdaderamente importante, lo que conduciría a reducir gradualmente el primer cuadrante. Lo que más nos importa nunca debe estar a merced de lo que menos importa.

Tercer cuadrante: Es urgente, pero no importante. Es presionante, como las llamadas personales innecesarias, son las interrupciones, las actividades como escuchar a esas personas que van por la vida quejándose de sus desgracias.

Cuarto cuadrante: Ni urgente ni importante, actividades como ver televisión, fumar, leer novelitas, conversar tonterías.

Es importante dedicar más tiempo al cuadrante dos, para que no crezca el cuadrante uno y nos consuma la administración por crisis. El tiempo para el segundo cuadrante debe salir de los cuadrantes tercero y cuarto, aprendiendo a decir agradable y amablemente NO a los cuadrantes 3 y 4.

Para trabajar en el cuadrante dos debemos ser proactivos, somos hechos para actuar y no para que actúen sobre nosotros. Trabajar en el cuadrante 2 es atender aspectos tales como:

• Crear relaciones profundas y duraderas.
• Ejercicio.
• Planificar y organizar.
• Desarrollo personal.
• Educación continua.
• Profundizar lo aprendido.
• Enseñar.

Es conveniente contar con una herramienta de autoadministración del cuadrante dos que sea coherente, equilibrada, flexible, humana y portátil.

Una actividad de suma importancia para alcanzar las metas es la delegación. De esta existen dos tipos básicos:

1. La delegación en recaderos.- Esta se centra en los métodos, y por lo tanto exenta de responsabilidad al recadero.
2. La delegación en encargados.- Esta se centra en los resultados y no en los métodos. Permite a las personas elegir sus métodos y las hace responsables de los resultados. Requiere invertir tiempo, supone la comprensión clara y el compromiso mutuo acerca de las expectativas en cinco áreas:

• Resultados deseados: Identificar lo que hay que hacer y cuándo.
• Directrices: Parámetros dentro de los cuales debe operar el encargado.
• Recursos: Identificar el apoyo económico, humano, técnico u organizacional con el que se puede contar para que ayude a alcanzar los resultados.
• Rendición de cuentas: Se refiere a los patrones y momentos de evaluación.
• Consecuencias: Especificar lo bueno y malo que sucede y sucederá, como resultado de la evaluación.